مدیریت فرآیندهای کسب و کار
BPM: Business Process Management
فرزانه ملک محمدی
BPM با بهبود فعالیت‌های فردی در رابطه نیست بلکه در مورد مدیریت زنجیره‌ای از رویدادها، فعالیت‌ها و تصمیماتی است که در نهایت ارزشی را به سازمان و مشتریان اضافه می‌کند.
ارزش مورد نظر یک پارامتر اصلی فرآیند است. مشتری می‌توان داخل سازمان و یا خارج از سازمان باشد بعضی فرآیندها مثل فرآیند منابع انسانی، مشتری فرآیند داخلی و کارکنان سازمان هستند و ارزش برای کارکنان ایجاد شود.
هر سازمانی باید تعدادی از فرآیندها را مدیریت کند. در حقیقت سازمان از فرآیندها تشکیل شده است.
فرآنید شامل وظیفه، فعالیت و تصمیم‌گیری است. همچنین شامل تعدای بازیگر، اشیاء فیزیکی، اشیاء غیر مادی نیز است.
بطور ایده‌ال یک فرآیند باید ارزشی را برای بازیگران درگیر در فرآیند ایجاد کند؛ ولی گاهی هیچ ارزشی حاصل نمی‌شود و نتیجه منفی می‌شود.
تیم BPM در ابتدا باید به این سوال پاسخ دهد که "چه فرآیندی را می‌خواهیم بهبود دهیم؟"
پس در اولین گام شناسایی فرآیندها مطرح می‌شود. دامنه فرآیند، روابط بین فرآیندها و ... مشخص می‌شود که منجر به معماری فرآیند خواهد شد و معمولا به شکل مجموعه‌ای از فرآیندها است که از طریق انواع مختلفی از روابط به هم متصل می‌شوند.
در این مرحله جهت اطمینان از حصول نتایج مثبت باید با شاخص‌هایی از عملکرد فرآیند وضعیت فعلی فرآیند را بررسی کرد. شاخص‌هایی که هزینه، زمان، کیفیت و نرخ خطا فرآیند را محاسبه کنند. محاسبه این شاخص‌ها بسیار حیاتی هستند و در روند شناسایی و تجزیه و تحلیل فرآیند نقش مهمی ایفا می‌کنند.
در گام بعد کشف فرآنید، به درک جزئیات فرآیند می‌پردازیم. نتیجه این مرحله یک یا چند مدل فرآیندی as-is خواهد بود که باید درک افراد از کاری که در سازمان انجام می‌دهند را انعکاس دهد تا بتوان ارتباطات بین ذینفعان درگیر را بهبود و تسهیل بخشید.
در این گام از فلوچارت به همراه توضیحات متنی و یا از نسخه‌های جدیدتر BPMN2 می‌توان استفاده کرد.
در گام تحلیل، تحلیلگر نیاز به جمع آوری اطلاعات در مورد زمان مصرف شده هر کار در فرآیند، زمان صرف انجام فرآیند توسط مجریان و مقدار زمان بیکاری یا زمان انتظار دارد. همچنین اطلاعات مربوط به دوباره‌کاری‌ها، زمان شناسایی قطعات جایگزین، بررسی موجودی انبار، تعداد خروجی منفی و چرایی خروجی منفی و سایر اطلاعات از عملکرد فرآیند نیاز دارد. بطور کلی شناسایی و ارزیابی مسائل و فرصت‌هایی برای بهبود فرآیند انجام می‌شود و معمولا ارزیابی مسائل یک فرآیند با اندازه‌گیری شاخص‌هایی از وضعیت فعلی فرآیند صورت می‌گیرد.
در مرحله بعد مسائل شناسایی شده مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند، راه‌حل‌های بالقوه و گزینه‌های ممکن برای رسیدگی به مشکل در نظر گرفته می‌شود و تغییرات پیش‌بینی خواهد شد. البته مدیریت تغییر باید همزمان انجام شود و ریسک‌ها و خطاهای حاصل از تغییر و مقاومت‌های موجود بررسی و مدیریت شوند.
در جهت بهبود فرایند و رفع یک یا چند مشکل در فرآیند، تحلیلگر می‌تواند یک نسخه طراحی مجدد از فرآیند را پیشنهاد دهد و به عبارت دیگر فرآیند to-be اصلاح شده از مشکلات شناسایی شده فرآیند as-is را ارائه دهد.
پس از پذیرش طراحی مجدد، تغییرات لازم در روش‌های کاری و سیستم‌های فناوری اطلاعات و در نهایت فرآیند to-be باید اجرا و پیاده سازی شود.
ممکن است فرآیند پیاده سازی شده انتظارات را برآورده نکند و اصلاحاتی مورد نیاز باشد. پس بطور مداوم باید نظارت و پایش صورت پذیرد. نیازها و انتظارات و مشکلات شناسایی شوند و تحلیلگر با جمع آوری اطلاعات و نظارت بر روند شاخص‌های عملکردی فرآیند
اقدام به بهبود مستمر داشته باشد.
در حقیقت BPM یک مدل مدیریت است که برای سازمان این امکان را فراهم می‌آورد که فرآیندهای کسب و کار را مانند دیگر اقلام سرمایه‌ای سازمان مدیریت کندو بهبود بخشد.
دیدگاه خود را بنویسید