سیستم های اطلاعاتی

سازمان ها در دوران گذشته به اهمیت و ارزش مدیریت منابع کلیدی سازمان مانند انسانها و مواد پی برده بودند. در همین راستا، در دوره های اخیر، اطلاعات نیز به یکی از دارایی های اساسی سارمانها تبدیل شده است. در حال حاضر تصمیم گیران و مدیران سازمانهای پیشرو به این درک رسیده اند که اطلاعات فقط برای بازرگانی و فروش محصولات لازم نمی باشند، بلکه این اطلاعات می توانند موتور محرکه ی یک تجارت بوده و نقش اساسی در پیروزی و شکست آن ایفا کند.

این اطلاعات در سراسر سازمان و در اطراف ما تولید و پراکنده می شوند ولی به به آسانی قابلیت استفاده و جمع بندی ندارند. برای اینکه این اطلاعات قابلیت استفاده در تصمیم گیری های سازمانها را داشته باشند، باید آنها را مانند سایر منابع سازمان، به صورت صحیح و روشمند مدیریت نمود.

بنابراین برای مدیریت صحیح اطلاعات در سازمانها، چندین مدل از سیستم های اطلاعاتی توسعه داده شده اند که ما در این مقاله به انواع آنها و روش های تحلیل آنها می پردازیم.

انواع سیستم ها

سیستم های اطلاعاتی با اهداف متفاوتی بسته به نیاز کاربران انسانی و تجاری، توسعه داده شده اند. این سیستم ها می توانند در محدوده ای میان سیستم های تراکنشی (TPS) که به سطح عملیاتی سازمان می پردازد تا سیستم های پشتیبانی اجرایی (ESS)  که به تصمیم گیری در سطوح کلان سازمان ها کمک می کنند، متغیر باشند. انواع مختلف این سیستم ها در شکل زیر نمایش داده شده است:

سیستم های اطلاعاتی تراکنشی (TPS)

سیستم های اطلاعاتی تراکنشی یا Transaction Processing Systems، ابتدایی ترین نوع سیستم های اطلاعاتی می باشند که جهت ثبت و پردازش تراکنش های روزمره  و حجیم سازمان ها طراحی و پیاده سازی می گردند. این نوع سیستم ها در سطوح عملیاتی سازمان ها پیاده شده و وظایف، منابع و اهداف آن از قبل تعریف شده می باشند. در این نوع سیستم ها عملیاتی که از قبل به صورت کاغذی و دستی انجام می گرفت، به صورت مکانیزه انجام می شوند. این کار به دلیل کاهش هزینه ها، کاهش زمان و خطای انجام عملیات صورت می گیرد. به عنوان مثالی از این نوع سیستم ها می توان به سیستم های حسابداری، انبارداری و حقوق اشاره کرد. سیستم های مذبور در سازمان های سنتی به صورت جداگانه و مستقل از هم فعالیت می کنند و ارتباط سیستمی و اطلاعاتی مکانیزه با هم ندارند. مدیران در اکثر مواقع زمان زیادی را صرف می کنند تا داده های مختلف را از سیستم های مختلف جمع آوری کرده و آن ها را پردازش نمایند و بتوانند یک تصویر کلی از وضعیت و عملیات سازمان دریافت کنند.

سیستم های اتوماسیون اداری و سیستم های کار دانشی

هدف اصلی سیستم های اتوماسیون اداری یا Office Automation Systems ایجاد تسهیلات مربوط به ارتباطات و کار تیمی در داخل و خارج یک سازمان می باشد. این سیستم ها اطلاعات جدیدی تولید نمی کنند بلکه وظیفه ی سازماندهی و اشتراک گذاری اطلاعات را بین ذینفعان سازمان به عهده دارند. نمونه های متدوال این سیستم ها عبارتند از: پردازشگرهای متون، صفحات گسترده، نرم افزارهای برنامه ریزی، نرم افزارهای ارتباطی مانند ایمیل و چت و ... .

در یک مرتبه بالاتر، سیستم های کار دانشی یا Knowledge Work Systems قرار دارند که عملیات حرفه ای مانند کار محققان، مهندسان، پزشکان و ... را با کمک به آنها در خلق دانش جدید بر عهده دارند. به عنوان نمونه ای از این سیستم ها می توان به سیستم های طراحی نقشه های مهندسی مانند Solid Works، Auto Cad، Catia و غیره اشاره کرد.

سیستم های اطلاعات مدیریتی (MIS)

سیستم های اطلاعات مدیریتی یا Management Information Systems در میان کارشناسان سیستمی بیشتر با عبارت اختصاری MIS شناخته می شود. این نوع سیستم ها از اطلاعات ایجاد شده در سیستم های تراکنشی استفاده کرده و پس از پردازش آنها، گزارش های آماری و اختصاری در اختیار مدیران و تصمیم گیران سازمان ها قرار می دهند. برای اینکه این سیستم ها کارایی قابل قبولی داشته باشند، باید بتوانند به سیستم های تراکنشی مختلفی در یک سازمان دسترسی داشته باشند. برای مثال در یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، برای محاسبه ی ارزش کسب شده پروژه، باید اطلاعات دقیقی از سیستم مالی، سیستم گزارش پیشرفت فعالیت ها، سیستم تدارکات و ... با همدیگر تجمیع شده و یک مقدار قابل اعتنا محاسبه شود.

این موضوع یکی از نقاط مبهم در سازمانها و شرکتهای ایرانی می باشند. چرا که در بسیاری از مواقع کارشناسان یک سازمان اقدام به طراحی و برنامه نویسی سیستم های هوش تجاری یا داشبوردهای مدیریتی می نمایند. این در حالی است که پایه ها و مقدمات استقرار یک سیستم اطلاعات مدیریتی، همان سیستم های اطلاعات تراکنشی می باشد که در بسیاری از سازمانها یا این سیستم ها وجود ندارند و یا اینکه به صورت ناقص و جزیره ای پیاده شده اند و امکان یکپارچه سازی و تحلیل آنها وجود ندارد.

سیستم های پشتیبان تصمیم گیری (DSS)

یک سطح بالاتر از سیستم های اطلاعات کامپیوتری به سیستم های پشتیبان تصمیم گیری یا Desicion Support Systems معروف است. DSS از یک جهت با سیستم های اطلاعات مدیریتی مشابه هستند، چرا که این سیستم ها نیز به دیتابیسی از اطلاعات تراکنشی متصل هستند. این سیستم ها البته از یک جهت با سیستم های اطلاعات مدیریتی متفاوت هستند، چراکه آنها بر روی پشتیبانی از تصمیم گیری در تمامی فازهای آن تاکید دارند.

جهت مطالعه کامل مقاله می توانید به لینک زیر مراجعه کنید.

^{سیستم های اطلاعاتی و روش های توسعه آن}